“Monitoreo”[1] es un término o palabra que no ha sido reconocida por La Real Academia Española, sin embargo, forma parte del léxico de personas encargadas de diseñar, programar, ejecutar y evaluar proyectos en las distintas disciplinas del quehacer humano. El monitoreo desde este punto de vista es definida “como una herramienta de gestión y supervisión para controlar el avance de los proyectos en ejecución, el cual proporciona información sistemática, uniforme y fiable permitiendo comparar los resultados con lo que se planificó”[2].
El objetivo principal del monitoreo es “identificar logros y problemas, determinar su importancia, analizar sus causas y adoptar medidas pertinente en forma inmediata”[3]. Es decir que nos permite detectar los problemas que se nos presenta, analizarlos, buscar estrategias de solución y tomar decisiones urgentes e inmediatas; con el objetivo de encaminar al logro de objetivos definidos.
Voy a tratar de ilustrar empleando un hecho real, que en su momento fue una de las tragedias más importantes en el transporte marítimo mundial. Historia que fue llevada al séptimo Arte con éxitos sin precedentes y siendo ganador de varios premios Oscar, estoy hablando del “Titánic” que era uno de los barcos más grandes y lujosos construidos por los hombres. El objetivo del equipo de tripulantes del “Titánic” era de establecer un nuevo record en la travesía del Atlántico y llegar al lugar de destino New York-EEUU, a continuación vamos a conocer las causas que impidieron el cumplimiento de los objetivos inicialmente propuestos.
El monitoreo es considerado como la evaluación de procesos, que consiste en estimar el avance de las actividades realizadas y que deben ser medidos dependiendo de la complejidad del proyecto (diario, semanal, mensual, trimestral, semestral anual, etc.), para ello tiene que diseñarse empleando los 5 pasos, que deben ser desarrollados de forma secuencial, estos son:
Ø Determinar los objetivos del proyecto: Los objetivos pueden ser de cuatro tipos: fin, propósito, componente y actividades. Pero como dije el monitoreo mide el cumplimiento de las actividades que se están realizando.
El objetivo de los tripulantes del Titánic: transportar a los pasajeros al lugar de destino, para ello se ejecutaban un conjunto de actividades de manera coordinada y se tomarían decisiones en beneficio de los tripulantes y usuarios. Cada unidad debiera de trabajar de manera responsable para el cumplimiento de sus metas.
Ø Determinar la metodología adecuada: Para evaluar los procesos se emplea el monitoreo de actividades.
El capitán constituye uno de los elementos humanos más importante en la toma de decisiones adecuadas y que está al mando de la tripulación, tendría que tener ciertas cualidades y virtudes que destacan como son el liderazgo, el trabajo en equipo, tener un rumbo definido, establecer una comunicación fluida y permanente con el equipo y sobre todo es el responsable directo de lo que pueda suceder durante la navegación. La Historia cuenta que los directivos y dueños del Titanic, decidieron premiar y colocar como capitán, a un hombre que empezó su carrera dirigiendo barcos de vela y en honor a su final de carrera, le confiaron la misión de dirigir el viaje inaugural de un de los barcos más grandes, lujosos e impresionantes del mundo.
Ø Identificar los indicadores: El desempeño de las actividades se realizan en base a indicadores cuantitativos o cualitativos, que nos permite conocer en qué medida los objetivos propuestos se están cumpliendo.
Los indicadores utilizados en la navegación deben ser múltiples y estará a cargo de expertos. Cuando la travesía se realiza por el Atlántico, donde es común observar icebergs, uno de los indicadores más utilizados debe la medición de la temperatura del agua. Es así que en nuestra historia del Titanic “El oficial de guardia le señala que la temperatura, en las ultima dos horas, ha descendido de 6 °C a O °C”. Sin embargo, los decisores continuaron el viaje a la misma velocidad y sin cambiar el rumbo.
Ø Recopilar información: Cada indicador requiere datos confiables, que van a permitir un análisis y la toma de decisiones inmediatas.
Desde hace dos días los telegrafistas reciben mensajes de otros barcos sobre la posición de icebergs, en base a estos datos el cuarto oficial realizó minuciosos trazos que indicaban que el Titanic se dirigía directamente a la masa de hielo. Fue comunicado al presidente del concejo directivo, pero éste en vez de tomar decisiones conjuntamente con el capitán de la nave, simplemente se lo guardo. Es decir que no tomó importancia a los indicadores, minimizó el problema y confió más en la capacidad indestructible de la nave poniendo en riesgo la vida de 2 200 seres humanos que viajaban a bordo, muchos de ellos, humildes pobladores que migraban en busca de una vida mejor en el nuevo continente.
Ø Análisis de información y elaboración del informe: El análisis requiere de la participación y el esfuerzo de un equipo, que garanticen resultados oportunos y de calidad.
Lamentablemente los encargados de la recolección de la información habían desviado su trabajo, que en vez de recolectar información sobre la posición y ubicación de las masas enormes de hielo, se dedicaron a transmitir telegramas de saludos de los pasajeros y recibir las últimas cotizaciones bursátiles de Wallstreet. Su trabajo reflejaba la falta de direccionalidad, el abandono de los objetivos que era su razón de ser; que no permitieron que la información legué al canal de mando, para la toma de medidas correctivas que hubieran evitado la tragedia.
Los centinelas reconocieron tardíamente la enorme montaña de hielo, era el 14 de abril de 1912 cuando el enorme barco, casi indistructrible chocó con la masa de hielo y así llegó a su fin una de las obras más maravillosas construidas hasta aquel entonces.
Las personas que en mayor cantidad fallecieron en el accidente, como siempre son los más desposeídos, las clases olvidadas, los seres invisibles; mientras que los ricos fueron los que menos perecieron. Inequidades de la vida, que nos están llevando a un mundo cada vez peor.
Un buen proyecto debe estar a cargo de personas con las suficientes capacidades, experiencias, en la que debe planearse para diversos escenarios y disponer de materiales que permitan afrontar culaquier situación negativa que se puede presentar durante el proceso de la ejecución.
Los proyectos que no disponen de un monitoreo adecuado, responsable, profesional y no toma en cuenta los supuestos que pueden influir positiva o negativamente en el cumplimiento de las metas; fracasará o simplemente no cumplirá los objetivos planteados. Como en la historia, que acabamos de revisar el proyecto fracasará y los beneficiarios quedarán una vez más frustrados.
